Règlement intérieur

Le présent règlement intérieur est établi en application de l’article 22 des statuts annexés à l’arrêté du 05 mai 2021 de l’association dite « Fédération française des sciences de la cognition » ou « Fresco » (ci-après appelée « l’association »).

Il a pour objectif de préciser les règles d’organisation et de fonctionnement prévues par les statuts. Ainsi les statuts s’appliquent dans le silence du règlement intérieur et ils prévalent en cas de divergence d’interprétation.

Le règlement intérieur est préparé par le conseil d’administration qui le soumet à l’adoption de l’assemblée générale statuant à la majorité simple.

Article 1. Les membres

1.1. Composition de l’association

1.1.1. L’agrément des membres

Seuls les nouveaux membres font l’objet d’un agrément.

Pour être agréé, un membre doit remplir les conditions suivantes :

avoir pris connaissance des statuts et du règlement intérieur de l’association ;
avoir versé le montant de sa cotisation.

Le refus d’agrément n’est pas obligatoirement motivé et ne peut faire l’objet d’un recours. Toute adhésion intervenant après une interruption de cotisation nécessite un nouvel agrément.

1.1.2. L’adhésion

La cotisation donne le droit d’être membre de l’association pour un an à compter de la date de son encaissement.

1.1.3. Les membres associatifs

Une association loi 1901 ou 1908 modifiée 1924, telle que mentionnée à l’article 3 des statuts, peut devenir membre associatif. Pour être agréés par le conseil d’administration, l’association ou le collectif doivent s’être acquittés d’une cotisation de 100€. Il peut être sollicitée une exonération partielle ou totale de cotisation. Cette exonération peut être basée uniquement sur des critères financiers. Si la cotisation est strictement supérieure à 10% du budget global annuel de l’association demandant l’exonération, le prix de la cotisation peut être rapporté à 10% de ce même budget global. La demande d’exonération doit être réitérée chaque année si cela est nécessaire.

L’admission des nouveaux membres associatifs fait l’objet d’une communication à la plus prochaine assemblée générale.

1.1.4. Les membres individuels

Toute personne physique ne pouvant ou ne souhaitant pas constituer une association, ni adhérer à une association existante membre associatif de la Fresco, mais souhaitant faire partie de la Fresco, peut demander à devenir membre individuel. Pour être agréée par le bureau, elle doit s’être acquittée d’une cotisation de 5€.

L’admission des nouveaux membres individuels fait l’objet d’une communication à la plus prochaine assemblée générale.

1.1.5 Les membres de droit

Toute personne physique ou morale membre d’une association ou d’un collectif membre de la Fresco (tel que défini au paragraphe 1.1.3.) est membre de droit. Les membres de droit ne paient pas de cotisation.

Les membres associatifs donnent accès à la liste de leurs membres à la Fresco, sous réserve de leur accord. Cette liste comprendra le nom, le prénom et l’adresse email de tous les membres. Ces informations seront utilisées uniquement dans le but de les contacter pour des événements et informations concernant la Fresco.

1.1.6. Les membres bienfaiteurs

L’attribution de la qualité de membre bienfaiteur à une personne physique ou morale ayant adhéré à l’association, et ayant versé un don d’un montant supérieur ou égal à 200€, est proposée au conseil d’administration par le bureau.

L’admission des nouveaux membres bienfaiteurs fait l’objet d’une communication à la plus prochaine assemblée générale.

1.1.7. Les membres d’honneur

L’attribution de la qualité de membre d’honneur à une personne physique ayant rendu des services signalés à l’association, tels que l’implication remarquable dans des projets de l’association, l’aide apportée à la survie de l’association, ou encore la présence continue et remarquée pendant plusieurs années, est proposée au conseil d’administration par tout administrateur qui produit pour la circonstance les informations utiles à la délibération, à savoir les raisons motivant l’attribution de cette distinction. Les membres d’honneur ne paient pas de cotisation. La qualité de membre d’honneur est à durée indéterminée, sauf demande contraire de la personne concernée.

L’admission des nouveaux membres d’honneur fait l’objet d’une communication à la plus prochaine assemblée générale.

1.2. La perte de la qualité de membre

La qualité de membre peut être perdue pour non-paiement de la cotisation, constatée par le conseil d’administration.

Le rejet du renouvellement d’une adhésion qui vient d’arriver à échéance vaut radiation avec application des droits afférents.

1.2.1. La radiation pour motif grave

Sont susceptibles d’entraîner la radiation pour motifs graves :

toute attitude compromettant le bon fonctionnement de l’association ou en contradiction avec les buts qu’elle s’est fixée,
une situation de conflit d’intérêt,
une atteinte à l’image ou à la notoriété de l’association.

Le conseil d’administration décide de la radiation pour motif grave à la majorité des deux tiers des membres en exercice.

L’intéressé est informé par courriel avec accusé de réception de la procédure de radiation engagée à son encontre. Ce courriel l’informe des griefs retenus contre lui, du délai de 21 jours, dont il dispose pour présenter sa défense par écrit ou oralement. L’intéressé peut se faire assister.

L’intéressé est entendu par le conseil d’administration qui le convoque à cet effet. Le conseil délibère à huis clos, hors sa présence et celle de son représentant éventuel. Seuls les administrateurs sont admis à participer aux débats.

Le conseil d’administration décide :

soit de mettre un terme à la procédure de radiation et il en informe l’intéressé dans un délai de 8 jours par courriel avec accusé de réception,
soit de radier l’intéressé et il l’en informe dans un délai de 8 jours par courriel avec accusé de réception. Ce mail l’avise des motifs de radiation retenus et de la possibilité de faire appel de la décision devant l’assemblée générale qui statue alors en dernier ressort. Dans ce cas, l’appel est suspensif de la radiation.

La procédure décrite ci-dessus est appliquée de la même manière avec les représentants d’une association ou d’un collectif membre, lorsqu’est envisagée la radiation d’un membre associatif.

1.2.2. La radiation pour non-paiement de la cotisation

La radiation pour non-renouvellement de la cotisation fait l’objet d’une information adressée à l’intéressé et l’invitant à prendre l’attache du trésorier en cas de litige sur le versement de la cotisation. L’intéressé bénéficie d’un délai d’un mois pour régler la cotisation.

En l’absence de solution sur le litige, l’intéressé est informé par courriel avec accusé de réception de la procédure de radiation engagée à son encontre. La procédure de radiation suit alors celle prévue pour la radiation pour motif grave.

Article 2. L’assemblée générale

2.1. Composition de l’assemblée générale

L’assemblée générale comprend tous les membres de l’association agréés et à jour de leur cotisation au plus tard 7 jours avant l’assemblée générale, ainsi que les membres de droit et les membres d’honneur.

Nulle autre personne ne peut demander à se faire ajouter sur la liste d’émargement ou participer aux votes au-delà de cette échéance.

2.2. Convocation à l’assemblée générale

Les convocations à l’assemblée générale sont adressées au plus tard 15 jours avant qu’elle ne se tienne, par courriel.

L’ordre du jour arrêté par le conseil d’administration, les documents nécessaires aux délibérations sont joints à la convocation. Les comptes de l’association sont communiqués ou mis à disposition des membres au moins une semaine avant la réunion de l’assemblée générale.

Si l’ordre du jour arrêté par le conseil d’administration est complété ultérieurement, à la demande de cinq au moins des membres de l’association, tous les membres en sont informés par courrier simple ou par courriel au plus tard 8 jours avant la réunion de l’assemblée générale.

2.3. Participation à l’assemblée générale

Chaque membre agréé et à jour de sa cotisation dans les conditions prévues au paragraphe 2.1 peut voter. Il en est de même des membres de droit et des membres d’honneur.

La liste des membres fait l’objet d’une liste d’émargement présentée à la signature dès leur entrée à l’assemblée générale.

Chaque membre associatif présent dispose de trois voix, y compris s’il est par ailleurs membre bienfaiteur. Chaque membre individuel dispose d’une voix, y compris s’il est par ailleurs membre d’honneur ou membre bienfaiteur, et y compris les membres d’honneur qui ne seraient pas par ailleurs membres individuels. Chaque membre de droit dispose de zéro voix, c’est-à-dire d’une voix consultative.

Le président a voix prépondérante, dans les conditions fixées par les statuts.

L’assemblée générale peut se réunir par voie dématérialisée, à l’initiative du président, et sauf opposition d’un quart des membres du conseil d’administration en exercice ou d’un dixième des membres de l’association. Elle se réunit alors sur un serveur vocal, le bureau devant veiller au préalable à l’identification des personnes y ayant accès. Le procès-verbal est alors tenu simultanément, sur un document accessible à tous les membres présents. Il est ultérieurement envoyé aux membres. Le vote a alors lieu à distance, au moyen d’outils de vote qui garantissent que tous les membres puissent voter secrètement le cas échéant, en garantissant la sincérité du scrutin (par exemple par l’envoi par courriel, adressé à chacun des membres, d’un lien personnalisé permettant le vote secret).

Ont lieu au scrutin secret :

les votes concernant des personnes : élections, radiations, rémunérations, remboursement de frais…
les votes relatifs aux délibérations du conseil d’administration concernant les actes de disposition,
les votes inscrits comme tels à l’ordre du jour sur décision du conseil d’administration,
les votes inscrits comme tels à l’ordre du jour sur décision de cinq au moins des membres de l’assemblée générale.

Pour les suffrages au scrutin secret, dans les cas prévus par les statuts, le président use de sa voix prépondérante en levant le secret de son vote.

2.4. Quorum et majorités à l’assemblée générale

2.4.1 Quorum

Pour délibérer valablement sur tous les points inscrits à l’ordre du jour, à l’exception des décisions de modification statutaire ou de dissolution de l’association, l’assemblée générale peut se réunir sans condition de quorum.

Pour délibérer valablement sur les modifications apportées aux statuts, l’assemblée générale doit réunir le quart des membres en exercice, représentant le quart des voix, en excluant les membres de droit du décompte.

Pour délibérer valablement sur la dissolution, l’assemblée générale doit réunir plus de la moitié des membres en exercice, en excluant les membres de droit du décompte.

Pour délibérer valablement sur les modifications apportées aux statuts ou la dissolution en deuxième convocation, aucun quorum n’est requis.

2.4.2 Majorités

À l’exception des délibérations ayant pour objet l’adoption de modifications statutaires ou la dissolution de l’association, les décisions sont adoptées à la majorité simple des suffrages exprimés. Les votes nuls ou blancs et les abstentions sont soustraits de la base du calcul de cette majorité.

Dans le cas des modifications statutaires ou de la dissolution, les décisions doivent réunir les deux tiers des membres présents et représentés représentant les deux tiers des voix.

2.5. Ordre du jour de l’assemblée générale

L’ordre du jour est arrêté par le conseil d’administration, sur proposition du bureau.

Il peut être complété à la demande de cinq au moins des membres. Cette demande peut être formulée par courriel ou par tout autre support écrit. Elle est adressée au président.

La condition de réunir une proportion de cinq demandeurs doit être satisfaite au plus tard 8 jours avant la tenue de l’assemblée générale. Le conseil d’administration peut refuser la demande d’ajout d’un point à l’ordre du jour uniquement si cette condition n’est pas réalisée.

Le conseil d’administration peut cependant consentir en opportunité une modification de l’ordre du jour même si cette proportion n’est pas atteinte.

L’assemblée générale annuelle inscrit a minima à son ordre du jour :

le bilan moral (rapport d’activités) de l’association,
le rapport financier,
l’approbation des comptes et l’affectation du résultat,
le quitus donné au conseil sur sa gestion de l’association,
le vote du budget prévisionnel de l’exercice suivant.

Le cas échéant, sont inscrits :

l’élection du conseil d’administration ou l’élection d’administrateurs sur les postes occupés transitoirement par les remplaçants cooptés par le conseil d’administration,
la nomination du commissaire aux comptes et de son suppléant,
l’approbation de toute délibération du conseil d’administration portant sur des actes de disposition.

L’ordre du jour de l’assemblée générale comporte obligatoirement un point intitulé « Questions diverses ». Les questions diverses ne donnent pas lieu à délibération. Toute question écrite remise au bureau au plus tard 3 jours avant l’ouverture de l’assemblée générale peut être inscrite à l’ordre du jour au point des questions diverses.

2.6. Fonctionnement

L’assemblée générale est présidée par le président du conseil d’administration sauf décision contraire de l’assemblée générale statuant à la majorité simple, qui désigne alors son bureau.

2.7. Le procès-verbal de l’assemblée générale

Le procès-verbal de la séance est rédigé par le bureau de l’assemblée générale. Il prévoit notamment :

la date de l’assemblée,
la date de la convocation,
l’ordre du jour,
les pièces nécessaires aux délibérations, également jointes à la convocation,
le nombre de membres convoqués, distingués par catégorie,
le nombre de membres présents,
l’atteinte du quorum, adapté selon la nature de la décision (modification des statuts, dissolution…),
le nombre de membres représentés,
les résolutions prises et, pour chacune d’elles, la répartition des suffrages,
les réponses aux questions diverses,
le cas échéant, le résultat des élections (candidats, élus, nombre de voix).

Le procès-verbal de l’assemblée générale est accessible à tous les membres par tout moyen l’avisant directement (courrier, courriel, insertion dans un bulletin de liaison…) et/ou par mesure de publicité (internet…).

Article 3. Composition du conseil d’administration

3.1. Élection

3.1.1. Dispositions générales

Les élections ont lieu au scrutin secret.

En cas d’égalité des voix des candidats sur le dernier poste à pourvoir, il est procédé à un tirage au sort entre les candidats arrivés à égalité.

L’élection en remplacement d’administrateurs décédés, empêchés définitivement, démissionnaires ou révoqués est inscrite à l’ordre du jour de la plus prochaine assemblée générale. Le conseil d’administration lance un appel à candidature ouvert à tous les membres de l’association.

3.2. Présence – participation – pouvoirs au conseil d’administration

Les membres du conseil d’administration sont tenus d’assister personnellement à ses réunions.

La présence du tiers des membres du conseil d’administration en exercice est requise pour la validité des délibérations.

3.2.1. Vote dématérialisé

Le vote dématérialisé est permis pour procéder à toutes les décisions.

Le bureau doit s’assurer que tous les membres du conseil d’administration sont en mesure de participer à un vote dématérialisé.

Les votes sont versés dans une urne électronique.

Le bureau procède au décompte des voix.

Les résultats sont consignés dans le procès-verbal dès que le dépouillement est achevé. Celui-ci indique le nombre de membres ayant le droit de vote, le nom des votants, le nombre de votes nuls ou d’abstentions, et le nombre de voix apportées à chaque candidat ou proposition.

3.3. Démission d’office et révocation d’un administrateur

Tout administrateur absent et non excusé à 2 réunions consécutives du conseil d’administration peut être déclaré démissionnaire d’office.

Sont considérés comme motifs susceptibles d’entraîner la révocation du conseil d’administration les motifs prévus à l’article 1.2 du présent règlement intérieur pour la radiation d’un membre.

La révocation et la démission d’office d’un administrateur interviennent dans le respect des droits de la défense.

Ainsi, la décision de démission d’office ou de révocation est-elle prise par le conseil d’administration à la majorité des deux tiers des membres en exercice.

L’intéressé est informé par courriel avec accusé de réception de la procédure engagée à son encontre. Ce courriel l’informe des griefs retenus contre lui, et du délai de 15 jours dont il dispose pour présenter sa défense par écrit ou oralement. L’intéressé peut se faire assister. L’intéressé est entendu par le conseil d’administration qui le convoque à cet effet. Le conseil délibère à huis clos, hors sa présence et celle de son représentant éventuel. Seuls les administrateurs sont admis à participer aux débats.

Le conseil d’administration décide :

soit de mettre un terme à la procédure et il en informe l’intéressé dans un délai de 8 jours par courrier avec accusé de réception,
soit de révoquer l’intéressé et il l’en informe dans un délai de 8 jours par courrier avec accusé de réception. Ce courrier l’avise des motifs de la décision et de la possibilité de faire appel devant l’assemblée générale qui statue alors en dernier ressort. Dans ce cas, l’appel est suspensif de la démission d’office ou de la révocation.

Article 4. Le fonctionnement du conseil d’administration

4.1. Réunions du conseil d’administration

4.1.1. Convocation

Le conseil d’administration est convoqué par le président par courriel envoyé à chaque administrateur deux semaines au moins avant la date de la réunion.

Un quart au moins des membres du conseil d’administration ou un quart des membres de l’association peut demander la convocation d’une réunion du conseil d’administration non programmée par le président. Cette demande comporte un ordre du jour et le nom des signataires. Elle est adressée par écrit ou par courriel au président. Le président dispose alors d’un délai de deux semaines maximum pour fixer le jour de la réunion.

Le président peut refuser de convoquer le conseil d’administration uniquement si le quart des membres du conseil d’administration ou le quart des membres de l’association n’est pas atteint. Il lui appartient alors d’en apporter la preuve.

Le conseil décide en séance de la date de la prochaine réunion.

En cas d’urgence justifiée, le président peut convoquer une réunion du conseil d’administration dans des délais plus brefs, toutefois jamais inférieurs à 3 jours.

4.1.2. Ordre du jour du conseil d’administration

L’ordre du jour est joint à la convocation. Il peut être complété à la demande des administrateurs au plus tard 3 jours avant la date de la réunion.

Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent faire l’objet de décisions.

Les documents nécessaires aux délibérations sont diffusés auprès de tous les administrateurs au plus tard 3 jours avant la date de la réunion.

Les questions abordées dans le point consacré aux Questions diverses ne peuvent faire l’objet que d’une information, d’échanges sans décision, qui sont portés au procès-verbal.

4.1.3 Votes

Ont lieu au scrutin secret les votes concernant des personnes et ceux demandés par un administrateur présent.

En cas de scrutin secret, le président peut décider de lever le secret de son suffrage pour user de sa voix prépondérante.

À l’exception des votes à la majorité renforcée prévus par les statuts, les délibérations du conseil d’administration sont adoptées à la majorité simple des suffrages exprimés des membres présents et représentés.

4.2. Compétences du conseil d’administration

Le conseil d’administration met en œuvre la politique et les orientations générales décidées par l’assemblée générale et exécute les décisions adoptées par l’assemblée générale. Il gère et administre l’association conformément à ces orientations.

Il agrée les nouveaux membres associatifs et bienfaiteurs.

Il attribue la qualité de membre d’honneur et en rend compte annuellement à l’assemblée générale.

Il se prononce sur la radiation des membres, la démission d’office et la révocation d’administrateurs dans le respect des droits de la défense.

Il arrête les projets soumis à l’assemblée générale.

Il prépare le budget prévisionnel de l’association à soumettre à l’approbation de l’assemblée générale. Il arrête les comptes, les soumet à l’approbation de l’assemblée générale et propose l’affectation du résultat.

Il autorise, dans les limites prévues par le budget voté par l’assemblée générale, la création et la suppression de postes salariés. Il peut donner délégation à cet effet au président ou au directeur.

Il donne son avis sur le choix du directeur et la cessation de son activité.

Il est informé des délégations de signature consenties par les membres du bureau.

En cas de besoin, le conseil d’administration peut créer des commissions. Le conseil d’administration en définit la composition. Il peut mettre fin à tout moment à une commission.

Ces commissions ne peuvent avoir qu’un rôle consultatif. Les analyses, réflexions et propositions de ces commissions sont présentées au conseil d’administration.

4.3. Le procès-verbal

Le procès-verbal de la réunion est établi par le secrétaire ou par un autre membre du conseil d’administration nommé pour la circonstance.

Le procès-verbal indique :

la date du conseil d’administration,
la date de la convocation,
l’ordre du jour,
les pièces nécessaires aux délibérations jointes à la convocation,
le nombre de membres convoqués,
le nom des membres présents,
l’atteinte du quorum,
le nom des membres représentés et leur mandataire,
les résolutions assorties des majorités auxquelles elles ont été adoptées,
le cas échéant, les analyses, les arguments, les positions contraires défendus en séance par les administrateurs,
les points échangés sans donner lieu à résolution que le conseil a décidé de consigner,
les réponses aux questions diverses.

Le procès-verbal est adressé avec l’ordre du jour du conseil d’administration suivant. Son approbation est inscrite comme premier point à l’ordre du jour. Tout membre présent peut demander à faire inscrire sa position au procès-verbal. Un membre absent ne peut demander une modification des termes des résolutions.

Le procès-verbal définitif approuvé par le conseil d’administration est signé par le président, et par le secrétaire ou toute autre personne que le conseil aurait désignée. Une copie est adressée à tous les administrateurs. L’original est conservé en ligne par l’association. Tous les procès-verbaux de l’association sont archivés en ligne.

Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration sont mis à la disposition des membres de l’association sur simple demande de leur part.

4.4. Remboursement des frais

Les membres du conseil d’administration exercent leurs fonctions gratuitement. Toutefois, les membres du conseil d’administration sont autorisés à demander, sur justificatifs, le remboursement des frais engagés suivant un barème fixé par le conseil d’administration sur proposition du bureau. Les dépenses engagées et les demandes doivent être respectueuses de la bonne gestion des deniers de l’association.

Il est rendu compte à l’assemblée générale annuelle du montant des frais remboursés.

Le budget prévisionnel voté par l’assemblée générale propose une évaluation du montant maximal de frais à rembourser.

4.5. Rémunération des personnes chargées de l’administration de l’association

La rémunération des personnes chargées de l’administration de l’association peut être admise dans les conditions prévues par le code général des impôts.

4.6. Prévention des conflits d’intérêts

L’association veille à prévenir et gérer toute situation de conflit réel, potentiel ou apparent, pouvant exister entre ses intérêts et les intérêts personnels ou professionnels de ses administrateurs ou de toute personne agissant au nom de l’association.

Les administrateurs et les personnes agissant au nom de l’association doivent déclarer leurs fonctions et mandats en cours, et prendre l’initiative de le signaler lorsque ceux-ci changent.

Les déclarations sont portées à la connaissance des administrateurs et de toute personne agissant au nom de l’association.

À moins que l’administrateur intéressé n’en prenne l’initiative, le conseil d’administration est en droit de voter le déport ou la démission d’un membre du conseil d’administration qui se trouverait dans une situation de lien d’intérêt réel, potentiel ou apparent.

Article 5. Le bureau

5.1. Élection du bureau

Lors de la première séance réunissant les administrateurs nouvellement élus, le conseil d’administration procède à l’élection du nouveau bureau sous la présidence d’un volontaire parmi eux. S’il y a plusieurs volontaires, il est procédé à une élection du président de séance.

Chaque membre du conseil d’administration peut se porter candidat sur chacun des postes du bureau prévus par les statuts. L’élection s’effectue au scrutin secret.

Il est d’abord procédé à l’élection du président. Le président de séance laisse immédiatement la place au président élu, lequel fait ensuite procéder à l’élection des autres membres du bureau.

5.2. Révocation individuelle ou collective des membres du bureau

Le conseil d’administration décide à la majorité des suffrages exprimés de la révocation d’un membre de bureau dont l’attitude compromet le bon fonctionnement de l’association ou est en contradiction avec les buts qu’elle s’est fixée.

L’intéressé est informé par courrier avec accusé de réception de la procédure engagée à son encontre. Ce courrier l’informe des griefs retenus contre lui, du délai de 21 jours, dont il dispose pour présenter sa défense par écrit ou oralement. L’intéressé peut se faire assister.

Le conseil d’administration décide :

soit de mettre un terme à la procédure de révocation et il en informe l’intéressé dans un délai de 8 jours par courrier avec accusé de réception,
soit de révoquer l’intéressé et il l’en informe dans un délai de 8 jours par courrier avec accusé de réception. Cette décision est insusceptible de recours. L’intéressé ne perd pas à ce titre sa qualité d’administrateur.

La révocation collective des membres du bureau obéit aux mêmes règles que la révocation individuelle.

5.3. Fonctionnement du bureau

5.3.1. Les réunions de bureau

Le bureau est convoqué par tout moyen (lettre, courriel…) par le président. Il en dirige les débats.

Les pouvoirs ne sont pas admis en cas d’absence aux réunions du bureau.

L’ordre du jour des réunions est fixé par le président, le secrétaire ou le directeur. Les autres membres du bureau peuvent compléter l’ordre du jour à tout moment.

Le bureau peut se réunir par voie dématérialisée, à l’initiative du président. Elle se réunit alors sur un serveur vocal, le secrétaire devant veiller au préalable à l’identification des personnes y ayant accès. Le procès-verbal est alors tenu simultanément, sur un document accessible à tous les membres présents.

Les décisions sont prises à la majorité des membres présents. Le président ne dispose pas de voix prépondérante.

En cas d’impossibilité à réunir cette majorité, la décision est renvoyée au conseil d’administration.

5.3.2. Les compétences du bureau

Le bureau exécute les décisions du conseil d’administration et de l’assemblée générale en veillant à leur conformité légale et statutaire.

Il prépare les travaux du conseil d’administration.

Il est chargé de la gestion courante de l’association.

Il ne peut recevoir délégation de l’intégralité des pouvoirs du conseil d’administration.

Les membres du bureau, dans leur domaine de compétence respectif, font droit à toute demande émanant des administrateurs ou des membres de l’association, de communication des comptes annuels, de pièces comptables ou de procès-verbaux.

Le bureau nomme les responsables et chargés de mission dans la limite des postes disponibles.

5.4. Les responsabilités des membres du bureau

Les membres du bureau ne peuvent pas cumuler leur poste avec plus d’un poste de responsable ou chargé de mission. Toute exception doit être votée à la majorité des membres du bureau.

5.4.1. Les responsabilités du président

Le Président est chargé de représenter l’association dans les actes de la vie civile, d’ester en justice, tant en demande qu’en défense.

Il décide des dépenses conformément au budget prévisionnel adopté par l’assemblée générale.

Le président ouvre les comptes en banque nécessaires au bon fonctionnement de l’association et décidés par le conseil d’administration.

Il signe les actes de vente, d’achat de biens immobiliers, les emprunts, en exécution des décisions du conseil d’administration ou de l’assemblée générale.

Il signe les contrats de location en exécution des décisions du conseil d’administration au-delà d’un montant fixé par délibération du conseil d’administration. Sous ce seuil, il peut donner délégation.

Après avis du conseil d’administration, le président recrute le personnel salarié et signe son contrat. Il est mis fin à ses fonctions dans les mêmes conditions.

Il propose au bureau les décisions à soumettre au conseil d’administration concernant le fonctionnement et les activités de l’association.

Le président peut donner délégation de pouvoirs et/ou de signature pour un objet et une durée déterminée à tout membre du conseil d’administration. Il en informe le conseil d’administration. Les délégations de pouvoir sont effectuées avec faculté ou non de subdélégation. Elles sont nécessairement établies par écrit, cosignées des deux parties et ne produisent leurs effets qu’à compter de la date de la dernière signature. Elles sont révocables à tout moment.

Le président peut également donner en bonne et due forme une procuration à tout collaborateur de l’association, bénévole, salarié, mis à disposition ou détaché auprès d’elle, ou à des professionnels habilités sous son contrôle et sous son autorité, après accord du conseil d’administration.

Le président peut déléguer à une personne agréée par le conseil d’administration, autre que le trésorier, une partie des dépenses courantes ne relevant pas des choix stratégiques, en dessous d’un montant déterminé.

Il peut déléguer la direction du siège de l’association et la gestion courante administrative et financière, en particulier les activités opérationnelles nécessaires au bon fonctionnement quotidien de l’association.

Il peut déléguer au secrétaire les formalités de déclaration prévues par la loi du 1er juillet 1901 et par le décret du 16 août 1901.

5.4.2. Responsabilités du vice-président

Le vice-président seconde le président et, à la demande de celui-ci, le remplace.

Il assume temporairement la présidence en cas de démission ou d’empêchement du président, dans l’attente de l’élection d’un nouveau président au conseil d’administration suivant qui se tiendra dans les meilleurs délais. Lorsqu’il y a plusieurs vice-présidents, il est procédé à une élection par les membres du bureau pour élire celui qui assumera temporairement la présidence.

5.4.3. Responsabilités du secrétaire

Le secrétaire, sur délégation du président, peut assurer la direction du siège, la gestion courante administrative et financière de l’association et de son personnel.

Il est responsable de l’envoi des convocations et de l’ordre du jour des réunions de l’assemblée générale, du bureau, du conseil d’administration, et de la rédaction et de l’envoi des procès-verbaux ou relevés de décisions de ces réunions dans les délais déterminés.

Il déclare, sur délégation du président, au préfet et sur sa demande au ministre de l’intérieur, la composition complète du conseil d’administration après chaque élection, précisant les nom, prénom, profession, nationalité, domicile, et le cas échéant les fonctions au sein du bureau, conformément à l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association.

Il procède ou veille à ce qu’il soit procédé à toutes les déclarations prévues par la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association et au décret du 16 août 1901 pour l’exécution de cette loi (article 3 notamment).

Le secrétaire peut déléguer ses pouvoirs ou sa signature. Ces délégations sont effectuées avec faculté ou non de subdéléguer. Elles sont nécessairement établies par écrit cosignées des deux parties et ne produisent leurs effets qu’à compter de la date de la dernière signature. Elles sont révocables à tout moment.

5.4.4. Responsabilités du trésorier

Le trésorier encaisse les recettes. Il perçoit notamment les cotisations, les loyers et les subventions.

Il exécute les dépenses de l’association décidées par le président.

Il vérifie la régularité des remboursements de frais.

Il est chargé de gérer les comptes bancaires.

Il informe le bureau et le conseil d’administration de la gestion des titres.

Il prépare et soumet au bureau et au conseil d’administration le rapport financier et le projet de budget présentés à l’assemblée générale annuelle.

Il est l’interlocuteur du commissaire aux comptes.

Le trésorier peut déléguer ses pouvoirs ou sa signature. Ces délégations sont effectuées avec faculté ou non de subdéléguer. Elles sont nécessairement établies par écrit cosignées des deux parties et ne produisent leurs effets qu’à compter de la date de la dernière signature. Elles sont révocables à tout moment.

Article 6. Les responsables et chargés de mission

Les missions de la Fresco peuvent être accomplies par des responsables de mission et des chargés de mission, qui sont nommés parmi les membres de la Fresco.

6.1 Élection des responsables et chargés de mission

À partir des activités de la Fresco définies par le conseil d’administration et le bureau, des postes de responsables et de chargés de mission sont définis puis ouverts à candidature. Chaque membre de la Fresco peut se porter candidat sur chacun des postes de chargé de mission. S’il y a plusieurs candidats pour un même poste, le bureau élit un chargé de mission parmi les candidats.

Il est d’abord procédé à la nomination des rôles de responsables.

Un membre de la Fresco ne peut être nommé qu’à un seul poste de responsable ou chargé de mission.

6.2. Révocation individuelle ou collective des responsables et chargés de mission

Le bureau décide à la majorité des suffrages exprimés de la révocation d’un responsable ou d’un chargé de mission dont l’attitude compromet le bon fonctionnement de l’association ou est en contradiction avec les buts qu’elle s’est fixée.

L’intéressé est informé par courrier écrit ou électronique de la procédure engagée à son encontre. Ce courrier l’informe des griefs retenus contre lui et du délai de 14 jours dont il dispose pour présenter sa défense par écrit ou oralement. L’intéressé peut se faire assister.

L’intéressé est entendu par le bureau qui le convoque à cet effet. Le bureau délibère à huis clos, hors sa présence et celle de son représentant éventuel. Seuls les membres du bureau sont admis à participer aux débats.

Le bureau décide :

soit de mettre un terme à la procédure de révocation et il en informe l’intéressé dans un délai de 8 jours,
soit de révoquer l’intéressé et il l’en informe dans un délai de 8 jours. Cette décision est insusceptible de recours. L’intéressé ne perd pas à ce titre sa qualité de membre.

La révocation collective des responsables ou des chargés de mission obéit aux mêmes règles que la révocation individuelle.

6.3. Fonctionnement des missions

Les missions de la Fresco sont définies par le bureau en suivant les directives du conseil d’administration. Le bureau doit définir les objectifs, les ressources humaines nécessaires en précisant les rôles des responsables et chargés de mission, le budget et les échéances d’une mission avant d’ouvrir les candidatures aux postes de responsables et chargés de mission.

Une mission ne peut être commencée que lorsque l’ensemble des postes nécessaires sont occupés.

L’échéance d’une mission peut être définie au-delà de l’échéance du mandat en cours du bureau. Le bureau nouvellement élu pourra alors décider de mettre fin à la mission concernée ou bien de la poursuivre.

Les frais engagés personnellement par des responsables et des chargés pour l’accomplissement des missions peuvent faire l’objet de remboursements partiels ou intégraux.

6.3.1. Les réunions

Les chargés et responsables de mission sont convoqués par tout moyen (lettre, courriel, plateforme de communication interne…) par un responsable de mission.

Les pouvoirs ne sont pas admis en cas d’absence aux réunions.

L’ordre du jour des réunions est fixé par un responsable de mission. Les autres chargés ou responsables peuvent compléter l’ordre du jour à tout moment.

L’équipe d’une mission peut se réunir par voie dématérialisée, à l’initiative d’un responsable de cette mission ou d’un membre du bureau. Un responsable de mission doit veiller au préalable à l’identification des personnes y ayant accès. Le compte-rendu est alors pris simultanément, sur un document accessible à tous les membres présents.

Les décisions sont prises à la majorité des membres présents. En cas d’égalité, les responsables ont une voix prépondérante.

En cas d’impossibilité à réunir cette majorité, la décision est renvoyée au bureau.

Un responsable ou un chargé absent sans justification à deux réunions consécutives d’une mission pour laquelle il est nommé peut être révoqué sur décision du bureau

6.3.2. Les compétences des responsables et chargés de mission

Les responsables et chargés de mission exécutent les décisions du bureau en veillant à leur conformité légale et statutaire.

Ils ne peuvent recevoir délégation de l’intégralité des pouvoirs du bureau.

6.4. Les responsabilités des responsables et chargés de missions

6.4.1. Les responsabilités du responsable de mission

Il décide des dépenses conformément au budget prévisionnel accordé par le bureau.

Il propose aux chargés de mission les décisions à soumettre au bureau concernant le fonctionnement et les activités de la mission.

Il définit les moyens nécessaires à la réalisation de la mission.

Lors de l’achèvement de la mission ou en fin de mandat du bureau, il rédige un bilan des actions qui ont été menées depuis le début de la mission et depuis le début du mandat en cours.

Il peut mettre fin prématurément à la mission, après accord du bureau.

En cas de départ de membre de l’équipe de la mission, le responsable décide si un remplaçant doit être recruté et si la mission peut être poursuivie.

En cas de démission, le responsable doit annoncer son départ à la plus proche réunion à l’équipe et le plus rapidement possible au bureau. Il aura une période allant jusqu’à la réunion suivante pour transmettre son poste avant de pouvoir effectivement le quitter

6.4.2. Responsabilités de chargé

Il aide le responsable de la mission dans la mesure des prérogatives définies par son poste.

En cas de démission, le chargé doit annoncer son départ à la plus proche réunion à l’équipe et le plus rapidement possible au bureau.